Welcher Unternehmer träumt nicht davon, die alltäglichen Prozesse im Unternehmen effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten? Davon, dass die Mitarbeiter die eigene Produktivität steigern, weniger Zeit verloren geht und der Workflow optimiert ist? Sicherlich würde kein Unternehmer zu einer Verbesserung der Geschäftsprozesse zur Gewinnoptimierung nein sagen. Aber wie kann man die Effizienz des eigenen Unternehmens steigern? Eine Möglichkeit bietet Business Process Management – kurz BPM.

Die Idee: BPM

Unter BPM versteht man das Optimieren von Geschäftsprozessen. Deshalb wird Business Process Management auch oft als Geschäftsprozessmanagement oder Geschäftsprozessverwaltung bezeichnet. Das Ziel ist jedoch immer gleich: Durch Regeln und Strukturen sollen bestehende Arbeitsabläufe effektiver gestaltet werden. Hierbei unterscheidet man zwei Herangehensweisen im Workflow:

  1. Standard Workflow
  • Regelmäßige Arbeitsabläufe
  • Prozesse können automatisiert ablaufen
  • Schritte sind voneinander abhängig

Beispiel: Man fährt mit dem Auto von einem Ort A zu einem Ort B. Der Weg dorthin ist bekannt, man kennt alle Abläufe, um das Ziel zu erreichen.

  1. Ad-hoc Workflow
  • Ergebnis ist nicht vorhersehbar
  • Abläufe sind nicht automatisierbar
  • Individueller und situativer Prozess

Beispiel: Ein Schachspiel, bei dem man den Ausgangspunkt, aber nicht die Entwicklung des Spiels kennt, da diese von Gegner und Taktik abhängt.

Gerade der Standard Workflow ist verhältnismäßig leicht zu optimieren. Oft wird als Unterstützung eine BPM Software verwendet (beispielsweise von SER). Durch diese Software lassen sich die Prozesse veranschaulichen, aufzeichnen und auswerten.

BPM zur Steigerung des wirtschaftlichen Erfolgs

In einem Unternehmen ist es enorm wichtig, dass alle Beteiligten eines Projektes den gleichen Wissensstand haben. Dokumente, Unterlagen, Verträge und E-Mails müssen für alle Mitarbeiter die es betrifft, zugänglich sein. Nur so kann effizient gearbeitet werden. Mit einem BPM System werden Prozesse im Unternehmen analysiert und Potentiale aufgedeckt. Ziel ist es, dass Störungen in den Arbeitsabläufen minimiert werden. So steigern Unternehmen ihre Effizienz. Und ein effizientes Unternehmen ist ein erfolgreiches Unternehmen. Den Erfolg zu steigern heißt auch, den Ertrag zu steigern. So können Unternehmen durch BPM dafür sorgen, dass der wirtschaftliche Erfolg gesteigert und die Arbeitsabläufe optimiert werden.

Wann sollten man BPM einsetzen?

Man sollte BPM nicht nur zur Steigerung des wirtschaftlichen Erfolges einsetzen. Vor allem zur Optimierung der internen Strukturen eines Unternehmens bietet sich eine BPM Software an. Denn durch diese kann man die bisherigen Arbeitsprozesse sehr gut analysieren und daraus Rückschlüsse für weitere Verbesserungen ziehen. Innerhalb eines BPM Systems sind alle Prozesse archiviert. Arbeitet man mit einem BPM System kann man die Entwicklung des eigenen Unternehmens genau dokumentieren. Man sieht, welche Fortschritte gemacht werden und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. So nähert man sich Schritt für Schritt zu einem optimierten Unternehmen an – zumindest was die Arbeitsabläufe angeht. Man verhindert doppelte Arbeitsabläufe bei den Mitarbeitern, sorgen für Effizienz und Zeitersparnis. Und optimal ausgelastete Mitarbeiter sind für ein Unternehmen unersetzlich. Mit dem passenden BPM schafft man eine Steigerung der Produktivität, wodurch man sich unnötige Investitionen und letztlich Geld spart.